Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Ein Datenschutzbeauftragter ist nicht bestellt. Datenschutzanfragen richten Sie bitte an die oben genannte E-Mail-Adresse.

2. Aufruf dieser Website

Beim Aufruf der Website übermittelt Ihr Browser technisch erforderliche Daten an den Webserver. Dazu können insbesondere IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, aufgerufene Adresse, übertragene Datenmenge, Referrer, Browser, Betriebssystem und HTTP-Status gehören.

Die Verarbeitung erfolgt zur sicheren und störungsfreien Bereitstellung der Website, zur Fehleranalyse und zur Abwehr von Missbrauch. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt im sicheren und zuverlässigen Betrieb unseres Onlineangebots.

3. Hosting

Wir nutzen Hosting-Leistungen der Hostinger-Gruppe. Vertragspartner kann insbesondere die Hostinger International Ltd., 61 Lordou Vironos Street, 6023 Larnaca, Zypern, sein. Der Hoster verarbeitet technische Verbindungs- und Serverdaten in unserem Auftrag, soweit dies zur Bereitstellung und Absicherung der Systeme erforderlich ist.

Mit dem Anbieter bestehen vertragliche Regelungen zur Auftragsverarbeitung. Informationen des Anbieters finden Sie in der Hostinger-Datenschutzrichtlinie.

4. Nutzung des KI-Chats

4.1 Start und verarbeitete Daten

Der Chat verarbeitet erst nach Ihrer bewussten Betätigung von „Chat starten“ Nachrichten. Verarbeitet werden können:

• Ihre Nachricht und die erzeugte Antwort,
• eine zufällige Sitzungs- und Anfragekennung,
• die öffentliche Bot-Kennung und die aufrufende Website-Domain,
• technische Status- und Sicherheitsinformationen,
• die zur Antwort verwendeten Wissensreferenzen sowie
• aggregierte Modell- und Token-Nutzungswerte für Betrieb und Abrechnung.

Die zufälligen Kennungen enthalten nach unserer Gestaltung keinen Namen, keine E-Mail-Adresse und keine IP-Adresse. Freitexte können dennoch personenbezogene Daten enthalten, wenn Sie diese selbst eingeben.

4.2 Zwecke und Rechtsgrundlagen

Wir verarbeiten Chatdaten, um Ihre Frage zu beantworten, den Gesprächszusammenhang bereitzustellen, Missbrauch zu verhindern und die technische Funktionsfähigkeit zu sichern. Soweit die Kommunikation der Anbahnung oder Durchführung eines Vertrags dient, ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO Rechtsgrundlage. Im Übrigen beruht die Verarbeitung auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse besteht in der Bereitstellung eines wissensbasierten Kundenservices und im sicheren Betrieb.

4.3 Keine rechtlich erhebliche automatische Entscheidung

Der Chatbot trifft keine ausschließlich automatisierten Entscheidungen mit rechtlicher oder vergleichbar erheblicher Wirkung. Antworten sind KI-generiert, können Fehler enthalten und ersetzen keine individuelle rechtliche, medizinische, finanzielle oder sonstige fachliche Beratung.

4.4 Besondere Kategorien personenbezogener Daten

Der Chat ist nicht für Gesundheitsdaten, Passwörter, Zahlungsdaten, Ausweisdaten oder andere besonders sensible Informationen vorgesehen. Bitte geben Sie solche Inhalte nicht ein.

5. Speicherung auf Ihrem Endgerät

Nach dem Start verwendet der Chat standardmäßig den Sitzungsspeicher Ihres Browsers, um Sitzungskennung und Gesprächsverlauf während der geöffneten Browsersitzung verfügbar zu halten. Diese Speicherung ist für den ausdrücklich gestarteten Chat erforderlich und wird beim Schließen der Browsersitzung beendet.

Optional können Sie „Chatverlauf freiwillig 24 Stunden auf diesem Gerät speichern“ aktivieren. Erst dann werden Sitzungskennung und bis zu 100 Nachrichten im lokalen Speicher des Browsers abgelegt. Die Daten verfallen spätestens 24 Stunden nach der letzten Aktivität. Rechtsgrundlage für diese optionale Speicherung ist Ihre Einwilligung gemäß § 25 Abs. 1 TDDDG und Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Sie können die Auswahl unterlassen oder den lokalen Verlauf über „Neuer Chat“ beziehungsweise die Browser-Einstellungen löschen.

6. Empfänger und eingesetzte Dienstleister

Für den technischen Betrieb setzen wir sorgfältig ausgewählte Dienstleister ein:

• Hostinger für Hosting, Netzwerk und den selbst betriebenen Workflow-Dienst n8n,
• Supabase Pte. Ltd. für botbezogene Datenbank- und Speicherfunktionen,
• OpenAI für die Erstellung von Embeddings und KI-Antworten über die API.

OpenAI erhält die aktuelle Frage, begrenzten Gesprächskontext und ausgewählte Wissensabschnitte. API-Inhalte werden nach den Einstellungen unseres Geschäftskontos nicht für das Training von Modellen verwendet, sofern wir nicht ausdrücklich in eine Datenfreigabe einwilligen. Wir senden Antworten mit store: false; dies schließt eine begrenzte Sicherheits- und Missbrauchsprotokollierung beim Anbieter nicht automatisch aus.

Soweit Anbieter Daten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums verarbeiten, stützen sich Übermittlungen auf die jeweils anwendbaren Garantien, insbesondere Angemessenheitsbeschlüsse oder EU-Standardvertragsklauseln. Weitere Informationen: OpenAI DPA und Supabase DPA.

7. Speicherdauer

• Chat-Sitzungen und Nachrichten in unserer Datenbank werden grundsätzlich spätestens 30 Tage nach der letzten Aktivität gelöscht.
• Der freiwillige lokale Chatverlauf verfällt nach 24 Stunden; ohne Auswahl gilt nur die Browsersitzung.
• Erfolgreiche und fehlerhafte n8n-Workflowausführungen des Chats werden nicht dauerhaft in der Ausführungshistorie gespeichert.
• Aggregierte Nutzungs- und Abrechnungsdaten ohne Nachrichteninhalt können im Rahmen gesetzlicher Aufbewahrungspflichten länger gespeichert werden.
• Technische Server- und Sicherheitsprotokolle werden gelöscht oder anonymisiert, sobald sie für Betrieb, Sicherheit oder Nachweiszwecke nicht mehr erforderlich sind, sofern keine gesetzliche Pflicht entgegensteht.

8. Ihre Datenschutzrechte

Unter den gesetzlichen Voraussetzungen haben Sie insbesondere das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch. Eine erteilte Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.

Sie können sich außerdem bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde beschweren. Für unseren Sitz ist insbesondere der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg zuständig.

9. Persönliche Demo anfragen

Für eine Demo-Anfrage benötigen wir Ihre Website-Adresse und geschäftliche E-Mail-Adresse. Name und Anliegen sind freiwillig. Wir verwenden diese Angaben zur Bearbeitung und Beantwortung Ihrer Anfrage und zur Vorbereitung eines möglichen Angebots. Die angegebene Website wird durch das Absenden nicht automatisch eingelesen. Formulardaten werden nicht an die Chat-KI übermittelt.

Die Anfrage wird serverseitig über WordPress an info@planwerk.ai versendet und von den mit der Bearbeitung betrauten Personen gelesen. Dabei werden unsere Hosting- und E-Mail-Dienste genutzt. Der Formular-Handler speichert die Anfrageinhalte nicht zusätzlich in der WordPress-Datenbank und verwendet keine Cookies oder lokalen Browserspeicher. Es gibt keine automatische Newsletter-Anmeldung.

Geht es um einen möglichen Vertrag mit Ihnen selbst, beruht die Bearbeitung auf Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Bei Anfragen als Kontaktperson eines Unternehmens oder sonstigen Produktfragen ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO die Grundlage; unser Interesse ist die Bearbeitung geschäftlicher Anfragen. Die Pflichtangaben sind erforderlich, um Ihre Website zuzuordnen und Ihnen antworten zu können. Alternativ erreichen Sie uns per E-Mail.

Zum Schutz vor Spam und Doppelversand werden kurzlebige, signierte Formular-Kennungen sowie mit einem geheimen Schlüssel gehashte Ableitungen von IP- und E-Mail-Adresse verarbeitet. Begrenzungsmarker gelten für höchstens eine Stunde, Doppelversandmarker für 24 Stunden. Abgelaufene Marker werden über die zeitgesteuerte WordPress-Bereinigung gelöscht; deren tatsächliche Ausführung kann sich bei ausbleibenden Seitenaufrufen verzögern. Diese Sicherheitsverarbeitung beruht auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Technische Serverprotokolle bleiben davon unberührt.

Die Anfrage und die folgende E-Mail-Kommunikation werden so lange aufbewahrt, wie sie zur Bearbeitung erforderlich sind. Danach werden sie gelöscht, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten oder berechtigten Nachweiszwecke entgegenstehen. Für Ihre Datenschutzrechte und Kontaktmöglichkeiten gelten die vorstehenden Abschnitte.

10. Sicherheit und Änderungen

Die Übertragung erfolgt verschlüsselt über HTTPS. Zugriffe auf Verwaltungsfunktionen werden beschränkt und serverseitig geprüft. Trotz technischer und organisatorischer Schutzmaßnahmen kann bei Internetübertragungen keine absolute Sicherheit garantiert werden.

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich Funktionen, Dienstleister oder Rechtslage wesentlich ändern. Maßgeblich ist die jeweils auf dieser Seite veröffentlichte Fassung.